NPOあつぎみらい21の「かながわ Business Network」                 2020年11月号 Vol.119

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  NPOあつぎみらい21の「かながわ Business Network」
                2020年11月号 Vol.119
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こんにちは、NPOあつぎみらい21「かながわ Business Network」
編集部です。
毎月1回、メールマガジンを通じて皆さまの経営に役立つ情報をお届けして
参りますので、どうぞ宜しくお付き合いください。
第3波の状況が心配ですね。3連休が終わり、この影響がどう出るか注視が必要
です、ってTVで専門家は言いますが、注視してても状況は好転しませんよね。
感染対策を「万全に」して密を避け、手洗い・消毒・マスクに尽きます。
では、今月はリモートワーク特集?です。
1.<経営講座> ■ 【リモートワーク導入に向けて】
2.<活動報告> ■ 【NPOの定期会合をzoomリモートで開催】
3.<経営情報> ■ 【各種セミナー情報】
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1.<経営講座> ■ 【リモートワーク導入に向けて】
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■ようやく落ち着きつつあった新型コロナ感染症ですが、冬が近づくにつれて再
び増加傾向を示しており予断を許さない状況です。朝の通勤ラッシュを見てみて
みると、4月から6月にかけては学校の休校や企業の在宅勤務で比較的すいてい
ましたが、直近の第三波に対しては対応が後手になっている印象を受けます。要
因の一つとしてGo To TravelやGo To Eatの影響を挙げる風潮もあります
が、学生の学習状況の遅れの深刻化や企業経営の逼迫により、春先のような判断
は安易にできないといったところもあるでしょう。従って、これからはWith
コロナ体制を確立する事が企業経営の必須案件であり、”リモートワーク”のニ
ーズが高まると考えます。そこで今回は、リモートワークについて、①概要、②
ツール、③定着化、④(筆者の)開発現場の在宅化について、紹介したいと思い
ます。
■リモートワークの概要
リモートワークとは、主にITエンジニアやWebデザイナーなどのスキルを持っ
た人が、ITツールを使ってオフィス以外の場所でチームを組んで働くことを指
していましたが、最近では特に大手企業で在宅勤務を強いられた社員の勤務形態
を指すようになっているようです。
リモートワークには、通勤時間ゼロによる無駄時間の短縮(=自分時間の増加)、
通勤費の抑制などのメリットがありますが、課題も多くあり、対策も存在しま
す。まずは会議の運営方法が大きな課題ですが、ZOOMやTEAMS等、様々なリモ
ート会議ツールが存在します。また、会議以外にも、ファイルの共有システムの
セキュリティの確保や、アクセシビリティも業務を円滑に進める上では重要で
す。
一方で最近注目されているのが社員の心へのケアです。オフィスに出社する形態
では仕事に行き詰った社員には、同僚や上司から、雑談等のコミュニケーション
を通じたフォローが機能するケースが多かったのですが、リモートワークでは社
員同士のコミュニケーションが低減するために互いの業務状況が見えにくくな
り、助けが必要な社員へのフォローが後手になり、精神的に追い込まれる例が見
られます。
 今回の講座では、上記の課題の中で、代表的な会議ツールの説明および従業員
のコミュニケーションの円滑化の例を示します。
■リモート会議のツール
会議ツールの中で良く使われているのがZoomです。無料で気軽に使えるのがメ
リットで、音声・ビデオ会議やデスクトップ画面の共有、ホワイトボードの表
示、参加者を気軽に招待する機能など、基本的な機能は満たしており、単発の会
議やセミナー等であればこれで十分だと思います。
一方で、企業内で良く使われているのがTeamsで、チームで業務を進めるうえ
で多くのメリットがあります。マイクロソフトが提供する会議システムなので、
Officeのツールと連動しており、たとえばエクセルのファイルを参加者で
同時に編集可能です。また、プロジェクト管理を前提としたツールなので、会議
とは別でクラウド上でファイルを共有管理したり、個別にチャットをして履歴を
残したり、スケジュール管理したり等、機能が充実しています。筆者の所属する
企業は製造業ですが、Teamsを標準的に使用しており、進捗管理としてエクセ
ルベースのファイルを共有しています。WEB上では動作が遅いのですが、デスク
トップ上で通常のエクセルとして編集する事も可能であり、使い勝手が良いで
す。おかげで、会社勤務した場合でも、3密のリスクを避けるために会議室に集
まって会議する事は殆どありません。
■モートワークの定着化
ここでは、先日理論政策更新研修で紹介された、株式会社ソニックガーデン
(https://www.sonicgarden.jp/)の取り組みを紹介します。ソニックガ
ーデン社は完全リモートワークを特徴とするシステム受託会社です。リモートワ
ーク導入の課題は、PCやスマホ機器等の確保といった設備的な点と、社内コミ
ュニケーション確保の2点です。最近では設備面での課題は改善しつつあり、結
局チーム感の欠如が問題化しているようです。職場のコミュニケーションは、会
議、レポート、掲示板、オフィスのデスク周りの雑談に分類できますが、現状の
リモートワークツールでは、最後のオフィス周りの雑談をどうするのかがポイン
トです。ということで、彼らが提案しているのが、仮想オフィスシステムです。
このシステムは、多数の社員が常にカメラOnで互いの表情を見ることが可能
であり、相手の様子を見ながら気軽にチャット会議や雑談チャットができるとい
うものです。大がかりなものを想像していたかもしれませんが、こういうちょっ
としたツールで、大きくコミュニケーションが向上するのかもしれません。
■開発現場の在宅化(筆者の場合)
私の本業は、生産技術担当者として生産現場の技術的トラブル解決から新規の技
術の導入まで担当しており、工場勤務が必要不可欠なのですが、社会情勢を鑑み
て、リモートワークを推進しています。会議やファイル共有システムはTeams
があるので問題無いのですが、製造現場は生き物なので、現場に駆け付けること
が求められます。そこで現在取り組んでいるのが、いわゆる多能工化です。診断
士試験では、余剰人員をボトルネック工程に回して人員削減する事が多能工化の
メリットでしたが、技術開発をする場合、現場対応が必要な業務を持ち回りで他
のメンバーが代替できないかと考えています。これができれば、計画的に在宅兼
務を回す事が可能であり、さらに互いの専門分野をオーバーラップさせること
で、広い視野で開発できるのではないかと考えています。
以上、リモートワークの現状と、リアルな取り組みについて、紹介してみました
が、やはり製造現場でリモートワークを定着化させるには、まだまだ壁があるよ
うに感じます。しかし、これからの時代、ワークライフバランスを推進して社員
に魅力ある企業を実現する上でもリモートワークは重要なポイントになると思い
ます。
以上、コンサル先の企業様とも、一度リモートワークについて提案されてみては
いかがでしょうか?
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 Writer:寺井康浩(中小企業診断士・宅地建物取引士)
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2.<活動報告・活動案内> ■【NPOの定期会合をzoomリモートで開催】
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▼コロナ禍でも主要会議をリモートで実施
NPOあつぎみらい21ではコロナ感染症拡大以来、本年4月から月例会や運営委員
会などの定期会合をzoomオンラインミーティングで開催しています。始めは戸
惑うこともありましたが、今では参加者も慣れてきてほぼ問題無くコミュニケー
ションがとれるようになりました。
今後も、今の時点(11月下旬)で第3波の襲来で感染者が増加しており、これか
ら乾燥して室内の換気が悪くなる冬場に更なる拡大が心配されますので、暫くは
リモート開催をすることにしています。そこで、今までの経験からリモート開催
を行なう際の留意点などをご紹介します。
1. リモート会議開催の勘所:
リモート会議を開催するにあたっては、誰もが簡単に参加して14~15人程度の
会議に最適と思われるZoomミーティングを使うことにしました。Zoomは初めて
の方や慣れない方も多くいましたので、「参加の手引き」を作成して招待URLや
IDを送る際に添付しています。以下にリモート会議(Zoomミーティング)を開催
する際に大切な点をいくつか挙げます。
(ア) Zoomは無料でも使えますが、利用時間、機能、セキュリティを考慮して
   有料アカウント(月額2,000円~)を利用することをお薦めします。どな
   たか一人登録すれば小規模な組織(100人以下)では十分と思います。
(イ) 実行する際に大事なことは、Zoomミーティングを開催するホストは
   通信環境の良いPC(有線がベスト)を使うことです。会場とオンライン同
   時に行なうハイブリッド開催でも、ホストは通信環境の良い場所で繋げる
   ことで、安   定した画面や音声を配信することができます。
(ウ) そして、参加者はマイクとカメラがちゃんと機能しているか事前に確
   認することです。特に音声はお互いにコミュニケーションをとるために大
   事で、ミーティング参加時にテストすることをお勧めします。その為には
   少し早めに参加すると良いでしょう。
(エ) なお、ご自分の画面(左下)には名前が表示されますが、知らない方が参
   加する会合の場合は、名前の前に所属や担当などを入れておくことをお薦
   めします。ミーティングの中で分科会を行なう場合など、グループ分けが
   し易くなります。
(オ) また、定期的に機能のバージョンアップ(更新)をすることも忘れないで
   下さい。機能面、セキュリティ面で頻繁に改善が行なわれていますので、
   月に1回はチェックして下さい。
2. リモート会議で使う基本的な4つの機能:
(ア) 画面表示機能には参加者全員(画面には最大49名)が映る「ギャラリービ
   ュー」と会話をしている人がフォーカスされる「スピーカービュー」があ
   ります。画面右上のアイコンで操作できますが、会議の場合は「ギャラリー
   ビュー」にしておくのがよいと思います。
(イ) 画面左下にある「ミュート機能」は、ご自分のマイクをオン或いはオフに
   する機能ですが、進行役と発表者以外の参加者は「ミュート(マイクオフ)
   」にして、周りの雑音や生活音が聞こえないようにしましょう。ご自分が
   発言する時は「ミュートの解除」をお忘れなく。
(ウ) 画面下中央の「画面の共有」は、報告・発表者が資料を画面に映し出す機
   能ですが、ホストが参加者の画面共有を許可している参加者だけが利用でき
   ます。画面共有には、PCに開いている資料の表示のみならずホワイトボード
   を使って、参加者が書き込みできる機能もあります。
(エ) 同じく画面下中央にある「チャット」は、参加している人全員或いは特定
   の人宛にメッセージを送る機能です。説明中に声を出して質問すると、会議
   や研修の進行に支障がある場合はチャットで質問をして、あとで纏めて質問
   に答えると進行がスムースになります。また、チャットを使って資料を添付
   することも出来ますが、セキュリティ面で禁止している会社もあります。
リモート開催のメリットデメリット:
(ア) 最大のメリットはどこからでも参加出来ること。態々会場まで行く必要がな
   く時間と経費(会場使用料や交通費など)の削減に繋がります。場合によっ
   ては、移動中に参加して視聴することも出来ます。
(イ) それから情報の共有がし易い点もメリットの一つです。PCにある資料やネッ
   トを画面共有ができますので、事前に多くの資料をコピーや配信する手間が
   省けて、多様な情報を参加者に臨機応変に提供することが出来きます。また、
   議事録もその場で画面共有しながらメモすることで、作成して配信する負担
   ・時間が格段に少なくなります。
(ウ) 一方でデメリットとしては、古いPCや携帯電話で対応出来ない方が参加出
   来ないことや、対面の臨場感がないこと、隣の人との相談が出来ないこと等が
   あります。
(エ) また、製品やサンプルなど実物を手に取って見ることが出来ないこともデメ
   リットと言えます。
4. Zoomに関する情報(ご参考):
Zoomミーティングに参加する方法は以下のURLをご覧下さい。
https://zoomy.info/manuals/sanka/ 
オンライン会議サービスはZoomミーティング以外にもありますが、いずれにし
ても、通信環境の善し悪しが会議をスムースに進めることが出来るか否かの最大
のポイントと言えるでしょう。コロナ禍の中で又コロナ後もオンラインミーティ
ングはコミュニケーションツールとして必要不可欠なものになっていくことは間
違いありません。利用される方はご自分のパソコン環境を見直して、ビジネスや
プライベートにおいてオンラインミーティングを活用して、コミュニケーション
の断絶を防いで頂きたいと思います。
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 Writer:東 新(中小企業診断士)
 キャッチコピー:『ヒトと組織と地域をサポートする』をモットーにしています。
 E-mail: higasi.sin@lemon.plala.or.jp
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3.<経営情報> ■ 【各種セミナー情報 】
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▼ その他のセミナー・講演情報
厚木商工会議所 セミナー/イベントのお知らせ
 http://www.atsugicci.or.jp/category/seminar/
相模原市産業振興財団 セミナー/イベントのお知らせ
 http://www.ssz.or.jp/event
川崎市産業振興財団 セミナー/イベントのお知らせ
 http://www.kawasaki-net.ne.jp/seminar.html
横浜商工会議所 セミナー・講習会のご案内 
 http://www.yokohama-cci.or.jp/event/
川崎商工会議所 セミナー・講演会スケジュール
 http://www.kawasaki-cci.or.jp/event/index.html
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■ 編集後記
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春には減少していた自殺者が、ここへ来て増えているそうです。因果関係
は慎重に判断しなければなりませんが、コロナ禍との関連が疑われます。
また、例年に比較し、インフルエンザ患者数が少ないとの報告もあります。
これらは、相関関係が明白だからと言って因果関係が明白なわけではありま
せん。短絡的な思考は避けるべきですが、落ち着いた俯瞰的な思考が求めら
れていると思います。
それでは次回も元気にお届けします。楽しみにして下さい!
メルマガや、当NPOの活動にご意見・ご質問などありましたら、お気軽に
お寄せください。
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メンバも当然非公開としています。ご安心ください。
発行者:特定非営利活動法人 NPOあつぎみらい21
編集長:東 新(NPOあつぎみらい21事務局長)
Website: http://www.atsugimirai21.org/
E-mail: mailmag@atsugimirai21.org
編集担当:橋向 博昭
E-mail: consulting@hashimukai.com
Website: http://www.atbridge-cnsltg.com
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